Egyedi és önátírós nyomtatványok – amire minden cégnek szüksége van!
Előbb vagy utóbb minden cégvezető és adminisztratív munkatárs szembesül azzal a problémával, hogy a adminisztrációs feladatok végzése túl sok időt és energiát emészt fel. Sajnos ezek a feladatok nem mellőzhetők, de egyszerűsíthetők; ebben lehet segítségünkre az egyedi és az önátírós nyomtatványok használata.
Egyedi nyomtatványok
A cégek rengeteg információt kell adminisztráljanak, ha hatékony működést szeretnének elérni. Sajnos a legritkább esetben áll rendelkezésre ehhez tökéletesen megfelelő formula. Ilyenkor két választási lehetőségünk van; beérhetjük egy kompromisszumos megoldással, átfirkálunk néhány oszlopot, teleírjuk a margót, esetleg kihagyunk néhány kevésbé fontos adatot vagy pedig elkészíttetjük azt a tökéletes formulát, ami átláthatóvá és egyszerűvé teszi az adminisztratív folyamatainkat.
Az egyedi nyomtatványok legnagyobb előnye tehát a személyre szabott, igényeknek megfelelő kivitelezés. Egyes esetekben a jogi megfelelőségre is ügyelni kell, hiszen az egyedi nyomtatványok között szigorú számadású nyomtatványok is szerepelhetnek, többek között fuvarlevél, belföldi és nemzetközi menetlevél, szállítólevél vagy számlatömb.
Önátírós nyomtatványok
Az önátírós nyomtatványok szintén az ügyvitel egyszerűsítését látják el. Csupán a legfelső lapra kell írni, a meghatározott számú, illetve vegykezelt oldalakra pedig átíródik a kitöltés. Az önátírós nyomtatványok kiválóan alkalmazhatók az ügyvitel számos területén, legyen szó megrendelő, szállító vagy reklamációs lapokról, esetleg más tömbökről. Szinte minden esetben alkalmazhatók, ahol egy kitöltés általi több példányra van szükségünk.
Régen ugyanezt a feladatot indigóval láttuk el, amely nem volt sem kényelmes, sem hatékony, így nem csoda, hogy az önátírós nyomtatványok szinte teljesen átvették a helyüket.
Amikor saját önátírós nyomtatvány tömböt tervezünk, mindenképpen figyelembe kell venni a beviteli adatok mennyiségét és méreteit. Sajnos nagyon sokszor nem veszik figyelembe, hogy a kézzel írt szöveg méretei és lehetőségei mások a digitális bevitelhez viszonyítva, illetve a kitöltés módja személyenként változik.
Az önátírós nyomtatványok készítésének költségeit némileg faragni tudjuk, ha szabványos papírméretet választunk. Ennek tulajdonképpen soha nincs akadálya, de a nyomtatvány digitális tervezése során ezt szem előtt kell tartani.
Az önátírós nyomtatványok egysége a garnitúra, ezek adattartalma lehet azonos és változó. Sok vállalkozás nagyon hasonló nyomtatványokat alkalmaz az ügymenet során; előfordulhat például, hogy a vevőnek és a szállítónak kiadott lap csupán néhány adat tekintetében tér el egymástól. Sok kellemetlenségtől kíméljük meg magunkat, ha ilyen esetekben különböző színű papírt választunk.
A Facebook adatlapodon később is megtalálod ezt az oldalt, ha a Megosztás gombra kattintasz.